Ofiste sıradan bir pazartesi sabahı düşünün. Telefon çalıyor, arayan öfkeli bir müşteri. "Geçen hafta Ahmet Bey ile konuşmuştuk, bana çarşamba günü döneceğini söylemişti ama kimse aramadı!" diyor. O sırada ofiste Ahmet Bey’i arıyorsunuz ama Ahmet Bey yıllık izinde. Notlarını nereye aldı? Bilgisayarında mı? Ajandasının bir köşesinde mi? Yoksa o meşhur sarı post-it kağıtlarından birinde mi yazılıydı ve o kağıt şimdi çöp kutusunda mı?
Cevabı bulana kadar müşteri çoktan kaybedildi bile.
İşte işletmelerin en büyük kanayan yarası budur: İletişimsizlik ve verinin kaybolması.
Çoğu firma, işlerini büyütürken bir noktada tıkanır. Ürünleri harikadır, ekipleri çalışkandır ama işler bir türlü "akmaz". Çünkü müşteri yönetimi, Excel tabloları, WhatsApp yazışmaları ve kişisel hafızalar arasına sıkışıp kalmıştır. İşte tam bu noktada, bir yazılımdan fazlası olan, işletmenin dijital omurgası diyebileceğimiz Solviera CRM devreye giriyor.
Gelin, Solviera CRM’in bir işletmenin hayatını nasıl değiştirdiğini, teknik terimlere boğulmadan, hayatın içinden örneklerle konuşalım.
"Excel Tablosu Çöktü" Kabusu ve Veri Güvenliği
Dürüst olalım, işletmelerin %90'ı işe Excel ile başlar. Başlarda her şey harikadır. Ama müşteri sayısı 50’yi, 100’ü geçtiğinde o Excel dosyası bir canavara dönüşür. Kimin en son sürümü kaydettiği karışır, dosya yanlışlıkla silinir veya daha kötüsü, işten ayrılan bir personel o dosyayı da yanında götürür.
Solviera CRM kullandığınızda bu "veri rehinesi" durumu biter. Müşteri verisi, Ahmet’in veya Ayşe’nin bilgisayarında değil, firmanın güvenli bulut sistemindedir. Bir personel işten ayrıldığında, onun tüm geçmişi, müşterilerle yaptığı görüşmeler, verdiği teklifler ve aldığı notlar Solviera’nın içinde, şirketinizde kalır. Kurumsal hafıza dediğimiz şey tam olarak budur. Kişiler gider, kurum ve bilgi kalır.
Satış Ekibinin En Büyük Derdi: Angarya İşler
Satışçıların en sevmediği şey nedir biliyor musunuz? Satış yapmamak. Rapor hazırlamak, teklif formatlamak, "Acaba bu müşteriyi geçen ay aramış mıydım?" diye geçmiş mailleri taramak... Bunlar satışı öldüren zaman hırsızlarıdır.
Solviera CRM, satış ekibine adeta bir "sanal asistan" atar. Diyelim ki web sitenizden bir form dolduruldu. Solviera bunu yakalar, "Potansiyel Müşteri" olarak kaydeder ve ilgili satışçıya anında bildirim gönderir: "Hey, yeni bir fırsat var, hemen ara!"
Satışçı görüşmeyi yaptıktan sonra sisteme tek tıkla notunu düşer, "3 gün sonra ara" hatırlatmasını kurar. O gün geldiğinde sistem onu dürter. Artık "Unuttum" bahanesi ortadan kalkar. Solviera, satışçının hamallığını alır, ona sadece müşteriyi ikna etmek kalır. Bu da ekibin moralini yükseltirken, ciroya doğrudan etki eder.
Müşteriyi "Gerçekten" Tanımak
Hepimiz o deneyimi yaşamışızdır: Bir firmayı ararsınız, derdinizi anlatırsınız. Sizi başka bir birime aktarırlar, orada baştan anlatırsınız. Sonra bir daha... Bu, müşteriye "Senin zamanın benim için değersiz" demenin bir yoludur.
Solviera CRM kullanan bir firmada senaryo şöyledir: Müşteri aradığında, telefonu açan kişi ekranında o müşterinin karnesini görür. "Merhaba Mehmet Bey, geçen ay aldığınız X hizmetinden memnun kaldınız mı? Görüyorum ki geçen hafta ufak bir teknik aksaklık yaşamışsınız, arkadaşlarımız halletmiş, şu an her şey yolunda mı?"
Bunu duyan müşteri şaşırır. Kendini özel hisseder. "Bu firma beni tanıyor" der. İşte sadakat burada başlar. Solviera, Pazarlama, Satış ve Destek ekipleri arasındaki duvarları yıkar. Satışçının verdiği sözü destek ekibi, destek ekibinin çözdüğü sorunu pazarlama ekibi bilir. Firma tek bir ağızdan, tutarlı konuşur.
Karanlıkta Araba Kullanmak vs. Gösterge Paneli
Bir işletme sahibiyseniz ve önünüzde anlık veriler yoksa, gece farları kapalı araba kullanıyorsunuz demektir. "Satışlar nasıl gidiyor?" sorusuna "İyi gidiyor galiba" diye cevap verilmez.
"Bu ay kaç teklif verdik?"
"Tekliflerin kaçı satışa döndü, kaçını neden kaybettik?"
"En çok hangi personelimiz performans gösteriyor?"
"Müşterilerimiz bizi en çok hangi kanaldan buluyor?"
Solviera CRM, bu soruların cevabını size saniyeler içinde verir. Rapor hazırlamak için ay sonunu beklemezsiniz. Sabah kahvenizi içerken Solviera panelini açar, işletmenizin nabzını canlı canlı izlersiniz. Nerede tıkanıklık varsa oraya müdahale edersiniz. Sezgilerle değil, verilerle yönetmeye başlarsınız.
Ölçeklenebilirlik: Büyürken Dağılmamak
Küçükken her şeyi kontrol etmek kolaydır. Ama işler büyüdüğünde, kontrolü kaybetme korkusu başlar. "Ya müşterilere yetişemezsek?" korkusu, birçok firmayı frene basmaya zorlar.
Solviera CRM, sizinle birlikte büyüyen esnek bir yapıya sahiptir. İster 5 kişilik bir ekip olun, ister 500 kişilik bir organizasyon; sistemin süreç yönetimi (BPM) özellikleri sayesinde iş akışlarınızı tasarlayabilirsiniz. Hangi işin hangi aşamadan geçeceği, kimin onaylayacağı bellidir. Kaosun yerini düzenli bir işleyiş alır. Büyümek korkutucu bir karmaşa değil, planlı bir yolculuk haline gelir.
Neden Özellikle Solviera?
Piyasada yüzlerce CRM var, peki neden Solviera? Çoğu global CRM yazılımı, kullanmayacağınız yüzlerce özellikle doludur ve karmaşıktır. Ekiplerin bu sistemleri öğrenmesi aylar sürer, sonunda da kimse kullanmaz. Solviera ise kullanıcı dostu arayüzü ile ön plana çıkar. Teknolojiden çok anlamayan bir personel bile sisteme çok hızlı adapte olabilir.
Ayrıca yerel destek, işletmeler için hayati önem taşır. Bir sorun yaşadığınızda karşınızda bir muhatap bulabilmek, taleplerinize göre sistemin özelleştirilebilmesi (terzi usulü dikim gibi), Solviera'yı hantal rakiplerinden ayıran en büyük artıdır.
Toparlayalım: Bu Bir Yazılım Değil, Bir Zihniyet Devrimi
Özetle, Solviera CRM kullanmak sadece bilgisayara bir program yüklemek değildir. İş yapış kültürünü değiştirmektir.
"Söz uçar, yazı kalır" demektir.
"Müşteri velinimettir ama verisi daha büyük velinimettir" demektir.
Çalışanlarınızı angarya işlerin kölesi olmaktan kurtarıp, onlara değer yaratacakları alanı açmak demektir.
Rekabetin bu kadar vahşi olduğu bir dünyada, müşteriyi memnun etmek bir lüks değil, hayatta kalma şartı. Müşterinizi rakiplerinizden daha iyi tanımak, onlara daha hızlı dönmek ve hata yapmamak zorundasınız. Solviera CRM, işte bu yarışta size süper güçler kazandıran o gizli silahtır.
Eğer hala "Bizim işler Excel ile yürüyor" diyorsanız, belki de yürümediğini, sadece yuvarlandığını fark etmenin vakti gelmiştir. İşletmenizin potansiyelini serbest bırakmak için o ilk adımı atın.
Sıkça Sorulan Sorular
Solviera CRM kesinlikle sadece bir adres defteri değildir; işletmenizin "dijital beyni" ve operasyonel omurgasıdır. Temel olarak müşteri ilişkilerinizi, satış süreçlerinizi, pazarlama faaliyetlerinizi ve teknik destek taleplerinizi tek bir merkezi platformda toplar.
Somut faydasına gelince: İşletmelerdeki en büyük sorun "veri dağınıklığı"dır. Müşteri bilgileri WhatsApp'ta, e-postalarda veya kişisel not defterlerinde kaybolur. Solviera CRM bu verileri işlenebilir bilgiye dönüştürür. Kimin ne zaman arandığını, hangi teklifin verildiğini, hangi müşterinin şikayeti olduğunu tek tıkla görmenizi sağlar. Bu sayede satış kaçırma oranınız azalır, müşteri memnuniyetiniz artar ve ekibiniz angarya işler yerine stratejik işlere odaklanır. Kısacası, kaostan düzene geçişin anahtarıdır.
Excel, işletmelerin başlangıç aşamasında harika bir araçtır ancak büyüyen bir işletme için zamanla bir tuzağa dönüşür. Excel "statik" bir yapıdır; size "bu müşteriyi aramayı unuttun" diye hatırlatma yapmaz, bir satışın hangi aşamada tıkandığını analiz etmez veya verileri otomatik olarak raporlamaz.
Ayrıca Excel dosyaları güvenlik riski taşır; silinebilir, bozulabilir veya versiyon karmaşası yaşanabilir. Solviera CRM ise "dinamik" bir yapıdır. Süreçlerinizi otomatize eder, hatırlatmalar kurar ve verilerinizi güvenli bulut ortamında saklar. Excel'de veriyi siz yönetmeye çalışırsınız ve bu ciddi bir manuel iş yükü yaratır; Solviera CRM'de ise sistem veriyi sizin için yönetir ve size sadece karar vermek kalır. Düzeninizi bozmak için değil, o düzeni sürdürülebilir ve hatasız hale getirmek için geçiş yapmalısınız.
Hayır, Solviera CRM kullanmanın en hayati avantajlarından biri de budur: "Kurumsal Hafıza" oluşturmak. Geleneksel yöntemlerde (defter, kişisel Excel, zihin) bir personel işten ayrıldığında, müşterilerle kurduğu ilişki geçmişini, özel notları ve bekleyen fırsatları da beraberinde götürür. Yeni gelen kişinin olaylara hakim olması aylar sürer.
Solviera CRM'de ise tüm veriler kişilerin bilgisayarında değil, şirketin güvenli bulut hesabında tutulur. Bir satış temsilcisi ayrılsa bile, girdiği her not, yaptığı her görüşme, gönderdiği her teklif sistemde kalır. Yeni başlayan bir çalışan, yetki verildiği anda o müşterinin tüm tarihçesini (ilk "merhaba" denilen günden bugüne kadar) görebilir ve sanki yıllardır o müşteriyi tanıyormuş gibi süreci yönetmeye devam edebilir.
Satış ekiplerinin en büyük düşmanı "satış dışı" işlere harcadıkları zamandır. Rapor hazırlamak, geçmiş e-postaları aramak, teklif formatlamak gibi işler günün %60'ını yiyebilir. Solviera CRM, satış ekibine bir "dijital asistan" gibi hizmet eder.
Örneğin; bir müşteri belirli bir aşamaya geldiğinde sistem otomatik olarak teklif şablonunu hazırlar veya takip e-postası gönderir. "Bugün kimi arayacaktım?" diye düşünmelerine gerek kalmaz çünkü sistem sabah ekranlarında o günün görev listesini hazır eder. Tekrar eden rutin işler otomasyona bağlandığında, satış temsilcisinin enerjisi ve zamanı asıl işi olan "müşteriyi ikna etme ve satış kapatma" sürecine kalır. Bu da doğrudan satış rakamlarına ve primlere yansır.
Müşterileriniz teknik olarak hangi yazılımı kullandığınızı görmezler ama yaşadıkları deneyimin kalitesindeki artışı kesinlikle fark ederler. Bir müşteri firmanızı aradığında, telefonu açan kişinin "Siz kimdiniz, sorununuz neydi, kime ne söylemiştiniz?" gibi sorular sormaması, aksine "Ahmet Bey merhaba, geçen hafta ilettiğiniz X konusundaki talebiniz şu aşamada..." diye söze girmesi müşteri için büyüleyicidir.
Solviera CRM, müşteriye "Beni tanıyorlar, bana değer veriyorlar ve zamanıma saygı duyuyorlar" hissini verir. Sorunlarının daha hızlı çözülmesi, onlara özel günlerde hatırlanmaları veya ihtiyaçlarına uygun, kişiselleştirilmiş teklifler almaları, arka planda güçlü bir CRM çalıştığının en büyük kanıtıdır. Bu da müşteri sadakatini (retention) ciddi oranda artırır.
Piyasadaki birçok global CRM yazılımı ne yazık ki mühendisler tarafından mühendisler için yapılmış gibi karmaşıktır. Bu da çalışanların sistemi kullanmak istememesine yol açar. Solviera CRM ise geliştirilirken "kullanıcı deneyimi" ön planda tutulmuştur.
Arayüzü sade, anlaşılır ve Türk iş yapış kültürüne uygundur. Menüler arasında kaybolmazsınız, ihtiyacınız olan butonlar elinizin altındadır. Teknolojiyle arası "sadece e-posta atabilecek kadar" olan bir çalışan bile, kısa bir oryantasyon eğitimiyle Solviera'yı verimli bir şekilde kullanmaya başlayabilir. Ayrıca yerel destek ekibimiz, takıldığınız her noktada hızlıca yardımcı olarak adaptasyon sürecini kolaylaştırır.
Solviera CRM'i sadece bir satış aracı olarak görmek potansiyelini sınırlamak olur. İdeal senaryoda bu sistem, işletmenin tüm departmanlarını birbirine bağlayan bir köprüdür.
Pazarlama: Kampanyaların geri dönüşünü ölçer, potansiyel müşterileri (lead) satışa iletir.
Satış: Müşteriyi ikna eder ve satışı kapatır.
Müşteri Hizmetleri/Destek: Satış sonrası talepleri, şikayetleri yönetir ve satış ekibinin notlarını görerek müşteriye yaklaşır.
Yönetim/Finans: Büyük resmi görür, performansı ölçer ve stratejik kararlar alır.
Herkes aynı veri havuzuna baktığı için "O e-postadan benim haberim yoktu" gibi departmanlar arası iletişim kazaları tamamen ortadan kalkar.
Kesinlikle. Modern satışın en önemli kuralı "hız"dır. Web sitenizdeki "İletişim" veya "Teklif Al" formlarını Solviera CRM ile entegre ettiğimizde, bir müşteri formu doldurduğu anda bu bilgi saniyeler içinde CRM sistemine "Potansiyel Müşteri" (Lead) olarak düşer.
Sistem, bu yeni kaydı belirlediğiniz kurallara göre (örneğin bölgeye veya ürün grubuna göre) otomatik olarak ilgili satış temsilcisine atar ve ona "Yeni bir müşteri talebi var, hemen iletişime geç!" şeklinde bildirim gönderir. Bu sayede, web sitesinden gelen taleplerin mail kutularında gözden kaçması veya geç dönülmesi engellenir. Müşteriye sıcakken temas kurulur.
Hayır, "ay sonu raporu bekleme" devri Solviera CRM ile kapanıyor. Yöneticiler için hazırlanan kişiselleştirilebilir gösterge panelleri (dashboard) sayesinde şirketin nabzını anlık olarak tutabilirsiniz.
Sabah kahvenizi içerken sisteme girdiğinizde; o ayki ciro hedefini, hangi personelin ne kadar satış yaptığını, satış hunisinde (pipeline) bekleyen ve kapanmak üzere olan fırsatların toplam değerini, en çok satılan ürünleri veya en çok şikayet alınan konuları grafiklerle, canlı olarak görebilirsiniz. Bu "gerçek zamanlı veri", sorunlara anında müdahale etmenizi ve stratejik kararları sezgilerle değil, somut rakamlarla almanızı sağlar.
Solviera CRM, ölçeklenebilir bir yapıya sahiptir. Bu da demektir ki sistem, sizin ihtiyaçlarınıza göre şekillenir. Küçük bir ekipken ihtiyacınız olan şey basitlik ve hızdır; Solviera size bunu sunar. Karmaşık modülleri kapatıp sadece temel fonksiyonları kullanabilirsiniz.
Ancak işleriniz büyüdüğünde, personel sayınız 50'ye çıktığında veya farklı şubeler açtığınızda farklı bir yazılıma geçmenize gerek kalmaz. Solviera'nın gelişmiş özelliklerini devreye alarak süreçlerinizi (BPM) detaylandırabilirsiniz. Yani Solviera, bugün size bol gelen bir kıyafet değil, sizinle birlikte büyüyen esnek bir yol arkadaşıdır. Küçükken düzen kurmak, büyürken yaşanacak kaosun en iyi ilacıdır.
Otomasyon, insan hatasına ve unutkanlığına açık olan tekrarlı işlerin yazılıma devredilmesidir. Solviera CRM'de otomasyon örnekleri şöyledir:
Bir müşteriye teklif gönderdiniz ama 3 gündür cevap gelmedi. Sistem, 3. günün sonunda müşteriye otomatik ve nazik bir "Teklifimizi inceleme fırsatınız oldu mu?" e-postası gönderebilir.
Müşterinizin doğum gününde otomatik kutlama mesajı iletebilir.
Bir satış temsilcisi önemli bir satışı kapattığında, yöneticisine otomatik tebrik ve bilgilendirme bildirimi gidebilir.
Bakım sözleşmesi biten müşteriler için bitime 1 ay kala otomatik hatırlatma görevi oluşturulabilir.
Bu küçük gibi görünen adımlar toplandığında, ekibe devasa bir zaman kazandırır ve hiçbir detayın atlanmamasını sağlar.
Aslında verilerinizin bulutta olması, ofisinizdeki bir bilgisayarda veya sunucuda olmasından çok daha güvenlidir. Yerel bilgisayarlar çalınabilir, bozulabilir, virüs kapabilir veya yangın/sel gibi felaketlerde zarar görebilir. Bu durumda verileriniz kalıcı olarak yok olur.
Solviera CRM ise verilerinizi uluslararası güvenlik standartlarına sahip, sürekli yedeklenen ve korunan yüksek teknolojili sunucularda barındırır. Veri iletimi şifreli kanallar (SSL) üzerinden yapılır. Bankacılık uygulamalarını nasıl güvenle kullanıyorsanız, Solviera CRM'i de aynı güvenle kullanabilirsiniz. Ayrıca yetkilendirme özellikleri sayesinde, şirket içinde kimin hangi veriyi görebileceğini (örneğin stajyerin sadece kendi işlerini görmesi gibi) detaylıca kısıtlayabilirsiniz.
Hayır, ofise bağımlı değilsiniz. Solviera CRM bulut tabanlı olduğu için internet bağlantısı olan her yer sizin ofisinizdir.
Saha satış temsilcileriniz müşteri ziyaretindeyken cep telefonlarından veya tabletlerinden sisteme girip sipariş geçebilir, toplantı notlarını o an kaydedebilirler. Siz tatildeyken veya evden çalışırken şirketin durumunu kontrol edebilirsiniz. Mobil uyumluluk, işin ofis duvarları dışında da kesintisiz akmasını sağlar. Bilgiyi kaydetmek için ofise dönmeyi beklemek, günümüz hızında büyük bir zaman kaybıdır; Solviera bunu ortadan kaldırır.
CRM kesinlikle bir gider kalemi değil, getirisi en yüksek yatırımlardan biridir. Düşünün; bir yıl içinde takipsizlik yüzünden kaçırdığınız 5 müşteriyi, CRM sayesinde kazansanız sistem parasını zaten çıkarır.
Solviera CRM; satışların kapanma oranını artırarak, mevcut müşteriyi elde tutarak (yeni müşteri bulmak eskisini tutmaktan 5 kat daha maliyetlidir) ve personelin verimliliğini artırarak size para kazandırır. Kaçan fırsatların, kaybedilen zamanın ve giden müşterilerin maliyeti, CRM lisans bedelinden katbekat fazladır. Solviera CRM, şirketinize kurduğunuz bir "para kazanma makinesi"dir.
Metehan Mete
Kurucu & CEO, Solviera
Teknoloji
Uludağ Üniversitesi mezunu. Kurumsal yazılım çözümleri ve dijital dönüşüm konularında
uzman.
ERP, CRM, QMS sistemleri ile işletmelerin operasyonel verimliliğini artırmaya
odaklanıyor.
Blog yazılarında teknoloji trendleri ve best practice'ler hakkında bilgiler paylaşıyor.
