Doğru ERP'yi Seçmek: İşletmenizin Gelecek 10 Yılı İçin "Dijital COO"nuzu Nasıl İşe Alırsınız?

Bu kılavuz, bir e-ticaret yöneticisi veya işletme sahibi olarak vereceğiniz en kritik kararlardan biri olan Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) yazılımı seçimi sürecinde size yol gösterecek nihai bir proje yönetimi ve satın alma rehberidir. Bu süreci, on binlerce, hatta milyonlarca liralık bir yatırımdan çok daha fazlası olarak görmelisiniz. Aslında bu, şirketinizin önümüzdeki 10-15 yıl boyunca her departmanıyla – finanstan üretime, satıştan insan kaynaklarına kadar – her gün, her saat iç içe çalışacak yeni bir "Operasyon Direktörü (COO)" işe almakla eşdeğerdir.

Şimdi bir an düşünün: Böylesine kritik bir pozisyon için bir adayı, sadece parlak bir sunuma, gösterişli bir özgeçmişe veya tek bir mülakata dayanarak işe alır mıydınız? Elbette hayır. O adayın yeteneklerini, tecrübelerini, kültürünüze uyumunu ve uzun vadeli vizyonunuza katkısını anlamak için titiz, çok aşamalı, neredeyse adli bir süreç izlerdiniz. Referanslarını didik didik eder, onu farklı senaryolarla test eder ve ekibinizle nasıl etkileşim kurduğunu gözlemlerdiniz.

İşte bu rehber, şirketiniz için o mükemmel "dijital COO'yu" işe alırken kullanacağınız işe alım kılavuzunuz ve mülakat sürecinizdir. Bu metodik yaklaşım, duygusal kararların ve maliyetli hataların önüne geçerek, yapacağınız yatırımın bir gider değil, büyümenizin motoru olacak stratejik bir varlığa dönüşmesini sağlayacaktır. Solviera Teknoloji olarak, sayısız ERP seçim ve implementasyon projesinde edindiğimiz tecrübeyle, sizi bu mayın tarlasından güvenle geçirerek en doğru kararı vermeniz için bu kapsamlı yol haritasını hazırladık.

Temel Felsefe: Yazılımı Değil, Çözümü ve İş Ortağını Seçmek

Sürecin en başında zihniyetimizi doğru ayarlamalıyız. ERP seçimi, farklı yazılımların özellik listelerini (feature list) yan yana koyup tik atarak yapılan bir karşılaştırma değildir. Bu, en yaygın ve en maliyetli yanılgıdır. Bir yazılımın yüzlerce özelliğe sahip olması, bu özelliklerin sizin benzersiz iş akışlarınıza, sektörünüzün dinamiklerine ve gelecekteki hedeflerinize uygun olduğu anlamına gelmez.

Bu yolculuğun temel amacı şunlardır:

• Çözüm Seçmek: Sadece bir yazılım paketi değil, şirketinizin mevcut ağrı noktalarını (pain points) gideren, verimliliği artıran ve gelecekteki büyüme planlarınızı destekleyen bütünsel bir "çözüm" bulmak.
• İş Ortağı Seçmek: Bu uzun ve zorlu dönüşüm yolculuğunda size rehberlik edecek, sektörünüzü anlayan, tecrübeli ve güvenilir bir "iş ortağı" (vendor ve implementasyon danışmanı) seçmek. Projenin başarısı, genellikle yazılımın kendisinden çok, implementasyonu yapan iş ortağının kalitesine bağlıdır. Panorama Consulting tarafından yapılan 2023 ERP Raporu'na göre, projelerin %40'ından fazlası bütçeyi aşmaktadır ve bunun en büyük nedenlerinden biri, implementasyon sürecindeki yanlış planlama ve yetersiz danışmanlıktır. Bu veri, doğru iş ortağının ne kadar kritik olduğunu kanıtlamaktadır.

Bu temel felsefeyi benimsediğinizde, sürece bakış açınız değişecek ve her adımı daha stratejik bir vizyonla atacaksınız. Artık hazırsanız, o mükemmel "dijital COO'yu" bulmak için 10 adımlık yol haritamıza başlayalım.

ERP Seçiminin 10 Altın Kuralı: Adım Adım Yol Haritası

Bu bölüm, proje yönetimi disipliniyle hazırlanmış, her adımı detaylandırılmış bir kontrol listesidir. Her adımı atlamadan, titizlikle takip etmek, projenin başarısını garanti altına almanın tek yoludur.

Adım 1: Proje Şampiyonlarını ve Ekibini Belirleyin (Sahiplenme Kültürü)

Gözlemlediğimiz en büyük hatalardan biri, ERP projesinin tamamen Bilgi Teknolojileri (IT) departmanının bir görevi olarak görülmesidir. Bu, projenin daha başlamadan başarısızlığa mahkum olması demektir. ERP, bir teknoloji projesi değil, bir iş dönüşümü projesidir. Şirketin tüm damarlarına dokunacağı için, başarı ancak ve ancak disiplinler arası bir ekibin tam sahiplenmesiyle mümkündür.

Ekibiniz şu kişilerden oluşmalıdır:

• Üst Düzey Yönetici Sponsor (Proje Şampiyonu): Bu kişi, genellikle CEO, COO veya CFO gibi bir C-seviye yöneticidir. Görevi, projenin stratejik önemini tüm şirkete anlatmak, gerekli kaynakları (bütçe, zaman, insan gücü) sağlamak, departmanlar arası çıkabilecek anlaşmazlıklarda nihai kararı vermek ve projenin arkasında durarak ona kurumsal bir ağırlık kazandırmaktır. Sponsorsuz bir proje, pusulasız bir gemi gibidir.
• Proje Yöneticisi: Bu kişi, sürecin günlük operasyonundan sorumludur. Toplantıları organize eder, zaman çizelgesini takip eder, bütçeyi yönetir, ekip ile tedarikçiler arasındaki iletişimi sağlar ve projenin metodolojiye uygun ilerlediğinden emin olur. Bu rol, son derece organize, iletişim becerileri güçlü ve detay odaklı birini gerektirir.
• Çekirdek Proje Ekibi (Anahtar Kullanıcılar): Bu, projenin kalbidir. Finans, üretim, depo, lojistik, satış, pazarlama ve insan kaynakları gibi kilit departmanların her birinden, kendi süreçlerine hakim, saygı duyulan ve "anahtar kullanıcı" olarak adlandırılan temsilciler bu ekipte yer almalıdır. Bu kişilerin görevi, kendi departmanlarının ihtiyaçlarını ve beklentilerini doğru bir şekilde analiz edip proje ekibine aktarmak, demo süreçlerinde yazılımı kendi departmanlarının gözüyle test etmek ve implementasyon sonrası kendi departmanlarındaki çalışanların eğitimine liderlik etmektir.

Hipotetik Senaryo: Düşünün ki, yeni ERP sisteminin depo yönetimi modülü test ediliyor. Eğer proje ekibinde depoda 10 yıldır çalışan ve her mal kabul-sevkiyat sürecinin inceliğini bilen bir "anahtar kullanıcı" yoksa, IT ekibi veya yönetim, yazılımın sunduğu standart bir akışın yeterli olduğunu düşünebilir. Ancak o anahtar kullanıcı, "Bizim iade ürünler için ayrı bir karantina lokasyonumuz var, bu yazılım bu süreci destekliyor mu?" veya "Yoğun dönemlerde kullandığımız çapraz sevkiyat (cross-docking) akışını bu sistemde nasıl yapacağız?" gibi kritik soruları sorarak, projenin daha en başında milyonlarca liralık bir operasyonel hatadan kurtulmasını sağlayabilir.

Adım 2: Mevcut Durumu Analiz Edin, Geleceği Hedefleyin (Stratejik Rota)

Yeni bir yere gitmek için önce nerede olduğunuzu bilmeniz gerekir. ERP seçim süreci de tam olarak böyledir. Mevcut iş süreçlerinizin detaylı bir haritasını çıkarmadan, yeni sistemden ne bekleyeceğinizi bilemezsiniz. Bu aşama, içe dönük, dürüst ve eleştirel bir özeleştiri sürecidir.

Süreç Haritalama ve Ağrı Noktalarını Belirleme:

Proje ekibinizle birlikte beyaz bir tahtanın başına geçin ve ana iş akışlarınızı çizin:

• Bir sipariş geldiği andan müşteriye teslim edilip faturasının kesilmesine kadar olan süreç (Order-to-Cash).
• Bir tedarikçiye sipariş vermekten, malın gelip ödemesinin yapılmasına kadar olan süreç (Procure-to-Pay).
• Üretim planlamadan, bitmiş ürünün depoya girmesine kadar olan süreç (Plan-to-Produce).

Bu akışları çizerken kendinize şu acımasız soruları sorun:

• Nerede zorlanıyoruz? Hangi adımlarda sürekli hatalar yapılıyor?
• Hangi süreçler çok yavaş ve manuel? Hangi işler için birden fazla Excel dosyası veya farklı yazılımlar arasında veri kopyalayıp yapıştırıyoruz?
• Departmanlar arası veri akışında en büyük kopukluk nerede? Satış ekibinin stok bilgisini anlık görememesi yüzünden kaç sipariş kaçırdık? Finansın ay sonu kapanışı neden günlerce sürüyor?
• Raporlama en büyük sorunumuz mu? Yönetim olarak, şirketin anlık finansal veya operasyonel durumunu görmek için kimden, ne kadar sürede rapor bekliyoruz?

Ölçülebilir Hedefler (KPI'lar) Belirleme:

Ağrı noktalarını belirledikten sonra, yeni ERP sisteminin bu sorunları nasıl çözeceğine dair net, somut ve ölçülebilir hedefler (KPI - Key Performance Indicator) koymalısınız. Bu hedefler, projenin başarı tanımını oluşturur.

Kötü Hedef: "Stok yönetimini iyileştirmek."
İyi Hedef: "Stok doğruluğunu %90'dan %99.5'e çıkarmak ve stok devir hızını 30 günden 25 güne indirmek."

Kötü Hedef: "Daha hızlı raporlama yapmak."
İyi Hedef: "Ay sonu finansal kapanış sürecini 7 iş gününden 3 iş gününe indirmek ve yönetim raporlarını butona basar basmaz anlık olarak oluşturabilmek."

Bu KPI'lar, hem doğru yazılımı seçerken bir filtre görevi görecek hem de proje tamamlandıktan sonra yatırımın geri dönüşünü (ROI) ölçmenizi sağlayacaktır. Bu tür derinlemesine analiz ve özel iş süreci modelleme ihtiyaçları için Solviera Teknoloji'nin terzi işi çözümleri, işletmelere mevcut durumlarını doğru analiz etme ve geleceğe yönelik en uygun teknolojik altyapıyı kurma konusunda esneklik kazandırır.

Adım 3: İş Gereksinimlerini Dokümante Edin (RFP Hazırlığı)

Artık nerede olduğunuzu biliyor, nereye gitmek istediğinizi ölçülebilir hedeflerle tanımladınız. Şimdi sıra, sizi oraya götürecek "arabanın" teknik özelliklerini belirlemeye geldi. Bu belgenin adı İstek Dokümanı veya uluslararası adıyla Request for Proposal (RFP)'dir. RFP, potansiyel tedarikçilere gönderilecek ve onlardan projeniz için teklif vermelerini isteyeceğiniz resmi belgedir.

RFP, bir dilek listesi değildir. Proje ekibinin, özellikle de anahtar kullanıcıların departman departman gezerek topladığı tüm iş gereksinimlerinin yapılandırılmış bir halidir.

Gereksinimleri Sınıflandırın:

Topladığınız yüzlerce gereksinimi yönetilebilir kılmak için onları sınıflandırmak hayati önem taşır:

• Olmazsa Olmaz (Must-Have): Bu özellikler olmadan işinizi yürütemezsiniz. Bunlar pazarlığa kapalıdır. Örneğin, "e-fatura/e-arşiv entegrasyonu" veya "çoklu depo yönetimi" bir perakende şirketi için olmazsa olmazdır.
• Olursa Çok İyi Olur (Nice-to-have): Bu özellikler işinizi kolaylaştırır, verimliliği artırır ama yoklukları temel operasyonları durdurmaz. Örneğin, "mobil uygulama üzerinden onay mekanizması" veya "gelişmiş bir iş zekası (BI) dashboard'u".
• Gelecek İçin (Future Requirement): Bugün ihtiyacınız olmayan ama 2-3 yıl içinde devreye almayı planladığınız işlevler. Örneğin, "uluslararası pazaryeri entegrasyonları" veya "ileri düzey talep tahminleme modülü". Bu, seçeceğiniz yazılımın ölçeklenebilirliğini test etmek için önemlidir.

RFP'nin Yapısı Nasıl Olmalı?

Detaylı bir RFP en az şu bölümleri içermelidir:

• Şirket Tanıtımı: Şirketiniz kimdir, ne yapar, büyüklüğü nedir, vizyonu nedir?
• Projenin Amacı ve Kapsamı: Bu projeyi neden yapıyorsunuz? Hangi departmanları ve süreçleri kapsıyor? Belirlediğiniz KPI hedefleri nelerdir?
• Gereksinimler Matrisi: Departman bazında (Finans, Satın Alma, Satış, Üretim vb.) ayrılmış, her bir gereksinimin "Olmazsa Olmaz" veya "Olursa İyi Olur" olarak işaretlendiği detaylı bir liste.
• Teknik Beklentiler: Yazılımın mimarisi (Bulut/On-Premise), güvenlik standartları, entegrasyon yetenekleri (API) gibi teknik talepler.
• Tedarikçiden Beklentiler: Tedarikçinin şirket profili, sektör tecrübesi, referansları, implementasyon metodolojisi, eğitim ve destek hizmetleri hakkında talep ettiğiniz bilgiler.
• Fiyatlandırma Şablonu: Tedarikçilerden, lisans, implementasyon, eğitim, donanım ve yıllık bakım maliyetlerini ayrı ayrı kalemlerde vermelerini istediğiniz standart bir tablo. Bu, TCO analizini kolaylaştırır.

Bu dokümanı hazırlamak zaman alıcıdır ama harcanan her dakikaya değer. Net bir RFP, hem sizin ne istediğinizi tam olarak anlamanızı sağlar hem de tedarikçilerden "elma ile elmayı" karşılaştırabileceğiniz, standart ve kaliteli teklifler almanızı garanti eder.

Adım 4: Potansiyel Tedarikçilerden Bir "Uzun Liste" Oluşturun

Elinizde güçlü bir RFP belgesi olduğuna göre, artık bu belgeyi göndereceğiniz potansiyel adayları bulma zamanı geldi. Piyasada yüzlerce ERP yazılımı var. Amacımız, bu okyanus içinde bizim gemimize uygun 10-15 civarında potansiyel adayı belirleyerek bir "uzun liste" oluşturmaktır.

Araştırma Kanallarınız:

• Analist Raporları: Gartner ve Forrester gibi bağımsız araştırma şirketlerinin yayınladığı raporlar (örneğin, "Gartner Magic Quadrant for Cloud ERP") en güvenilir başlangıç noktalarıdır. Bu raporlar, yazılımları vizyon ve uygulama yeteneklerine göre sınıflandırır. Şirketinizin büyüklüğüne (küçük, orta, büyük ölçekli) ve sektörünüze (üretim, perakende, hizmet vb.) özel raporları inceleyin.
• Sektör Araştırması: Sizinle aynı sektörde faaliyet gösteren, özellikle de sizden biraz daha büyük olan rakip veya paydaş şirketlerin hangi ERP sistemlerini kullandığını araştırın. Sektörel dernekler, fuarlar ve network etkinlikleri bu konuda bilgi toplamak için harika yerlerdir.
• Online Forumlar ve İnceleme Siteleri: Capterra, G2 gibi yazılım inceleme siteleri ve Reddit gibi platformlardaki kullanıcı yorumları, yazılımların gerçek dünyadaki performansları hakkında fikir verebilir. Ancak bu yorumları okurken her zaman bir miktar şüphe payı bırakın.
• Danışmanlık Almak: Eğer bu süreçte bağımsız bir danışmanla çalışıyorsanız, onun tecrübesi ve pazar bilgisi, alakasız seçenekleri en baştan eleyerek size zaman kazandırabilir.

Bu aşamada hedef, mükemmel adayı bulmak değil, potansiyel olarak uygun olabilecek tüm makul seçenekleri listeye dahil etmektir. Filtrelemeyi bir sonraki adımda yapacağız.

Adım 5: RFP Gönderimi ve Listenin Kısaltılması (Eleme Süreci)

Uzun listenizdeki 10-15 tedarikçiye özenle hazırladığınız RFP dokümanını gönderin ve onlara cevaplamaları için makul bir süre (genellikle 2-4 hafta) tanıyın. Gelen cevaplar, ilk büyük elemeyi yapmanızı sağlayacak.

Değerlendirme Kriterleri:

• Cevapların Kalitesi: RFP'nize baştan savma, genel geçer cevaplar mı verilmiş, yoksa her bir sorunuz özenle ve size özel olarak mı yanıtlanmış? Bu, tedarikçinin işinize olan ciddiyetini gösterir.
• Gereksinim Karşılama Oranı: Tedarikçinin, RFP'nizdeki "olmazsa olmaz" gereksinimlerinizi ne oranda karşıladığını kontrol edin. Eğer temel bir "olmazsa olmaz" gereksiniminizi karşılayamıyorsa (örneğin, "proje bazlı üretim"), o tedarikçiyi doğrudan eleyebilirsiniz.
• Sektör Deneyimi: Tedarikçi, daha önce sizin sektörünüzde bir proje yapmış mı? Başarılı referansları var mı? Sektörünüze özel hazır çözümleri veya modülleri var mı?
• Yaklaşık Bütçe: Tedarikçinin sunduğu ilk bütçe taslağı, sizin ayırdığınız bütçe aralığıyla ne kadar uyumlu? Arada devasa farklar varsa, bu genellikle bir uyumsuzluk işaretidir.
• Şirket Profili ve Vizyonu: Tedarikçi firma ne kadar süredir bu işi yapıyor? Finansal olarak ne kadar güçlü? Yazılımın geleceğine dair yol haritaları (roadmap) nedir?

Bu kriterlere göre yapacağınız objektif bir puanlama sonucunda, uzun listenizi en umut vadeden 3-4 adaya indirerek "kısa listenizi" oluşturmalısınız. Artık süreç, çok daha odaklı ve derinlemesine bir hal alacak.

Adım 6: Yazılım Demolarını Doğru Yönetin (En Kritik Aşama)

Bu, tüm seçim sürecinin en kritik ve en çok hata yapılan adımıdır. Kısa listenizdeki tedarikçiler, sizi etkilemek için en parlak, en cilalı ve en deneyimli satış ekiplerini karşınıza çıkaracaktır. Size standart, önceden hazırlanmış ve genellikle yazılımın en güçlü olduğu alanları gösteren bir sunum yapacaklar. Bu tuzağa düşmeyin!

Standart bir demo, bir otomobilin sadece broşürüne bakmak gibidir. Sizin ihtiyacınız ise o arabayı alıp, her gün kullandığınız bozuk yollarda, sıkışık trafikte ve dik yokuşlarda test etmektir. İşte bu yüzden "senaryo bazlı demo" talep etmek zorundasınız.

Senaryo Bazlı Demo Nedir ve Nasıl Yönetilir?

Bu yaklaşımda, direksiyona siz geçersiniz. Tedarikçiye, demo gününden en az bir hafta önce, sizin işinize özel, en karmaşık ve en kritik gördüğünüz 2-3 iş senaryosunu içeren bir "demo senaryo skripti" gönderirsiniz.

Örnek Demo Senaryosu (Bir E-Ticaret Firması İçin):

Senaryo 1: Karmaşık İade Süreci
"Müşteri web sitesinden 3 ürün satın aldı. Bu ürünlerden birini, 'kusurlu ürün' gerekçesiyle iade etmek istiyor. Diğerini ise 'bedeni uymadığı için' farklı bir bedenle değiştirmek istiyor."
İstenen Adımlar: "Lütfen bu iade ve değişim talebini sisteminizde nasıl oluşturduğunuzu, iade edilen ürünün depoda 'karantina stoğuna' nasıl alındığını, değişim için yeni ürünün stoktan düşülerek müşteriye nasıl yeni bir sevkiyat oluşturulduğunu ve tüm bu sürecin muhasebe kayıtlarının (alacak dekontu, yeni fatura vb.) nasıl otomatik oluştuğunu bize gösterin."

Senaryo 2: Kampanya Yönetimi ve Raporlama
"‘SEPETTE20’ koduyla, sadece belirli bir marka ayakkabılarda geçerli, 500 TL üzeri alışverişlerde %20 indirim sağlayan bir kampanya tanımlayın."
İstenen Adımlar: "Bu kampanyanın sistemde nasıl tanımlandığını, sadece doğru ürün ve koşullarda çalıştığını gösterin. Ardından, gün sonunda bu kampanyadan kaç adet satış yapıldığını, ciroya etkisini ve hangi ürünlerde kullanıldığını gösteren bir raporu nasıl alabildiğimizi canlı olarak görmek istiyoruz."

Mümkünse Kendi Verilerinizi Kullanın: Tedarikçiden, bu demoyu kendi hazırladığı sahte verilerle değil, sizin sağlayacağınız birkaç örnek müşteri, ürün ve sipariş verisiyle yapmasını isteyin. Bu, yazılımın sizin veri yapınızla ne kadar uyumlu olduğunu görmenin en iyi yoludur.

Demo sırasında tüm proje ekibiniz (özellikle anahtar kullanıcılar) hazır bulunmalı ve sürekli soru sormalıdır. Amaç, sunumu izlemek değil, yazılımı sorgulamaktır. Unutmayın, gösterişli bir arayüz, arkasındaki zayıf bir iş motorunu gizleyebilir.

Solviera'dan Bir Seçim Süreci Vaka Analizi

Bu adımın önemini pekiştirmek için, yakın zamanda karşılaştığımız bir durumu paylaşmak isterim. Orta ölçekli bir lojistik firmasına, başarısız olan ilk ERP denemelerinin ardından danışmanlık vermek için sürece dahil olduk.

• Hata: Firma, 3 farklı ERP satıcısının yaptığı standart satış demolarından çok etkilenmişti. Özellikle bir tanesinin modern ve "gösterişli" arayüzü, yönetimi büyülemiş ve bu yazılımı seçmişlerdi. Karar tamamen sunumun kalitesine göre verilmişti.
• Gerçek: Implementasyon başladıktan 3 ay sonra, acı gerçek ortaya çıktı. Seçilen bu "parlak" yazılımın, firmanın operasyonlarının kalbi olan karmaşık depo içi adresleme ve çok duraklı rota optimizasyonu süreçlerini standart özellikleriyle desteklemediği anlaşıldı. Bu işlevler için çok pahalı ek geliştirmeler gerekiyordu. Proje, 6 ay sonra yaklaşık 1.500.000 TL'lik bir zararla tamamen iptal edildi.
• Doğru Yaklaşım: Bizimle birlikte sürece yeniden başladılar. Bu kez, kısa listeye kalan 3 firmadan da, kendi depo verilerini kullanarak, en karmaşık 5 iş senaryolarını (örneğin, "farklı sıcaklık rejimleri gerektiren ürünlerin aynı araca yüklenmesi ve rotalanması") canlı olarak demo'da göstermelerini istedik. Bu zorlu 'senaryo bazlı demo' süreci, satıcılardan birinin bu süreçleri standart modülleriyle rahatça yapabildiğini, diğer ikisinin ise zorlandığını net bir şekilde ortaya çıkardı. Bu metodik yaklaşım sayesinde, en uygun yazılım şüpheye yer bırakmayacak şekilde belirlendi ve ikinci denemede proje başarıyla tamamlandı. Bu vaka, doğru demo yönetiminin projeyi nasıl kurtarabileceğinin canlı bir kanıtıdır.

Adım 7: Referans Müşterilerle Konuşun (Gizli Gerçekler)

Bir tedarikçinin size kendisi hakkında anlattıkları pazarlamadır. Gerçek ise, onun mevcut müşterilerinin anlattıklarıdır. Kısa listenizdeki her bir adaydan, sizinle aynı sektörde ve benzer büyüklükte olan en az 2-3 referans müşteri ismi istemek zorunludur.

Ancak burada da bir tuzak vardır: Tedarikçiler size her zaman en mutlu, en sorunsuz müşterilerini referans olarak verecektir. Bu doğaldır. Sizin göreviniz, bu referans görüşmelerinde doğru soruları sorarak satır aralarını okumaktır.

Referans Müşteriye Sorulacak Kritik Sorular Listesi:

• Proje Süreci Hakkında:
  • "Implementasyon süreci planlandığı gibi mi gitti? Planlanan süre ve bütçenin ne kadar dışına çıktınız?" (Bu soruya verilen dürüst bir "Evet, %15 bütçeyi aştık ama şundan dolayı..." cevabı, "Her şey mükemmeldi" cevabından daha değerlidir.)
  • "Proje sırasında karşılaştığınız en büyük zorluk neydi ve tedarikçi bu zorluğu aşmanızda size nasıl yardımcı oldu?"
  • "Tedarikçinin implementasyon ekibinin (danışmanların) yetkinliğinden ve tecrübesinden memnun kaldınız mı?"
• Yazılımın Kendisi Hakkında:
  • "Yazılımın en çok sevdiğiniz ve en çok zorlandığınız yönleri nelerdir?"
  • "Satış sürecinde size vaat edilenlerle, projenin sonunda elinize geçenler arasında bir fark oldu mu?"
  • "Yazılım ne kadar esnek? Kendi özel ihtiyaçlarınıza göre uyarlama yapmak kolay mı, maliyetli mi?"
• Destek Hizmetleri Hakkında:
  • "Implementasyon bittikten sonraki destek hizmetlerinden memnun musunuz? Bir sorun yaşadığınızda ne kadar sürede geri dönüş alıyorsunuz?"
  • "Yıllık bakım ve destek anlaşmasının maliyeti, aldığınız hizmete değiyor mu?"
• Nihai Değerlendirme:
  • "Bugün bu sürece yeniden başlasanız, neyi farklı yapardınız?"
  • "Tüm tecrübelerinize dayanarak, bu tedarikçiyi ve yazılımı bize tavsiye eder misiniz?"

Bu telefon görüşmeleri, size broşürlerde veya demolarda asla göremeyeceğiniz paha biçilmez bilgiler sunacaktır.

Adım 8: Toplam Sahip Olma Maliyetini (TCO) Hesaplayın

En yaygın bütçeleme hatalarından biri, sadece yazılımın ilk lisans ücretine odaklanmaktır. Bu, buzdağının sadece görünen kısmıdır. Akıllı bir yönetici, en az 5 yıllık bir projeksiyonla Toplam Sahip Olma Maliyetini (TCO - Total Cost of Ownership) hesaplamalıdır. Forrester Research'e göre, ilk yıl maliyetleri genellikle toplam sahip olma maliyetinin sadece %25-30'unu oluşturur.

TCO Analiziniz Şu Kalemleri İçermelidir:

• Yazılım Maliyetleri:
  • Lisans Ücretleri: Kullanıcı başına (named user), eş zamanlı kullanıcı (concurrent user) veya modül bazlı mı? Bulut tabanlı (SaaS) ise aylık/yıllık abonelik ücreti nedir?
  • Yıllık Bakım/Destek Ücretleri: Genellikle lisans bedelinin %18-25'i arasında olan ve her yıl ödenen zorunlu bir ücrettir. Yeni versiyon güncellemelerini ve standart desteği kapsar.
• Implementasyon Maliyetleri:
  • Danışmanlık Ücretleri: Projeyi uygulayacak olan danışmanlık firmasının alacağı ücret. Genellikle adam/gün üzerinden hesaplanır ve projenin en büyük maliyet kalemlerinden biridir.
  • Veri Taşıma (Data Migration): Eski sistemlerinizdeki verilerin (müşteri, ürün, stok vb.) yeni sisteme aktarılması için gereken çalışma.
  • Özelleştirme ve Entegrasyon: Yazılımın standart dışı ihtiyaçlarınız için özelleştirilmesi veya diğer yazılımlarınızla (e-ticaret sitesi, kargo firması vb.) entegre edilmesi için gereken geliştirme maliyetleri.
• Donanım ve Altyapı Maliyetleri:
  • Eğer şirket içi (On-Premise) bir kurulum yapıyorsanız, yeni sunucular (server), veri tabanı lisansları (örn: Microsoft SQL Server) ve ağ altyapısı için gereken yatırım.
  • Bulut (Cloud) bir çözümde bu maliyet genellikle abonelik ücretine dahildir ama yine de teyit edilmelidir.
• İnsan Kaynağı Maliyetleri:
  • Eğitim Ücretleri: Kullanıcıların yeni sistemi öğrenmesi için alınacak eğitimlerin maliyeti.
  • Dahili Personel Zamanı: Proje ekibinizin ve diğer çalışanlarınızın bu projeye ayıracağı zamanın da bir maliyeti vardır (opportunity cost).

Tüm bu kalemleri alt alta koyduğunuzda, en başta en ucuz görünen teklifin, 5 yılın sonunda en pahalı seçenek olabileceğini görebilirsiniz. TCO analizi, finansal olarak en doğru kararı vermenizi sağlar.

Adım 9: Implementasyon İş Ortağını Değerlendirin

Özellikle SAP, Microsoft Dynamics, Oracle gibi büyük ve katmanlı ERP sistemlerinde, yazılımı size satan firma (vendor) ile projeyi şirketinize kuracak olan danışmanlık firması (implementasyon iş ortağı/partner) farklı olabilir. Hatta çoğu zaman farklıdır. Projenin başarısında, implementasyon ortağının tecrübesi, metodolojisi ve danışman ekibinin kalitesi, yazılımın markasından bile daha önemli olabilir.

Kötü bir danışmanlık firması, dünyanın en iyi yazılımını bile bir enkaz haline getirebilirken, iyi bir iş ortağı, ortalama bir yazılımdan bile maksimum verim almanızı sağlayabilir.

Implementasyon İş Ortağını Değerlendirirken Şu Kriterlere Odaklanın:

• Sektörel Uzmanlık: Bu danışmanlık firması, daha önce sizin sektörünüzde kaç proje yapmış? Sizin iş süreçlerinize, terminolojinize ve zorluklarınıza hakimler mi?
• Danışman Ekibinin Profili: Projenizde görev alacak danışmanların özgeçmişlerini isteyin. Kaç yıldır bu işi yapıyorlar? Kaç ERP projesi tamamlamışlar? İlgili modüllerde (örneğin, finans veya üretim) sertifikaları var mı? Proje ortasında bu ekibin değişmeyeceğinin garantisini isteyin.
• Proje Yönetim Metodolojisi: Projeyi nasıl bir metodoloji ile yönetecekler (örn: Agile, Waterfall)? Proje planı, iletişim takvimi ve risk yönetimi yaklaşımları nedir? Size düzenli ilerleme raporları sunacaklar mı?
• Referanslar: Sadece yazılım için değil, özellikle implementasyon ortağı için de referans müşterilerle konuşun. "Danışmanlık firmasından memnun kaldınız mı?" sorusunu özellikle sorun.

Unutmayın, bu firmayla en az 6-12 ay boyunca, her gün çok yakın bir mesai içinde olacaksınız. Sadece teknik yetkinlikleri değil, aynı zamanda iletişim tarzları ve şirket kültürünüze uyumları da son derece önemlidir.

Adım 10: Sözleşme Müzakeresi ve Nihai Karar

Tüm bu adımları tamamladıktan sonra, muhtemelen aklınızda bir veya en fazla iki aday kalacaktır. Artık son aşama olan sözleşme masasına oturma zamanı geldi. Sözleşme, tüm sürecin hukuki bir özeti ve projenin anayasasıdır. Her bir maddesi dikkatle incelenmeli, gerekirse bir hukuk danışmanından destek alınmalıdır.

Müzakere Edilecek Kritik Sözleşme Maddeleri:

• Kapsam (Scope of Work - SOW): Hangi modüllerin, hangi süreçlerin ve hangi özelleştirmelerin anlaşmaya dahil olduğu net, yoruma kapalı bir şekilde yazılmalıdır. "Gri alan" bırakmayın. Kapsam dışı kalacak her işin ek maliyet getireceğini unutmayın.
• Fiyatlandırma ve Ödeme Takvimi: Toplam maliyet ve bu maliyetin hangi aşamalarda (örneğin, %20 sözleşmede, %30 canlı geçişte, %50 proje kapanışında gibi) ödeneceği netleştirilmelidir. Ödemeleri, projenin somut başarı kilometre taşlarına bağlamak en doğrusudur.
• Hizmet Seviyesi Anlaşmaları (SLA - Service Level Agreement): Canlı kullanıma geçtikten sonra, bir sorun yaşandığında tedarikçinin ne kadar sürede müdahale edeceği ve sorunu ne kadar sürede çözeceği gibi taahhütleri içerir. "Kritik bir hataya 1 saat içinde müdahale edilir" gibi net metrikler içermelidir.
• Veri Mülkiyeti ve Çıkış Stratejisi: Özellikle bulut (SaaS) çözümlerde, verilerinizin mülkiyetinin tamamen size ait olduğu ve anlaşmayı sonlandırmak istediğinizde tüm verilerinizi kullanılabilir bir formatta geri alabileceğiniz açıkça belirtilmelidir.
• Ek Lisans ve Danışmanlık Maliyetleri: Gelecekte yeni kullanıcılar eklemek veya ek danışmanlık hizmeti almak istediğinizde geçerli olacak birim fiyatlar (örneğin, adam/gün ücreti) sözleşmeye eklenmelidir. Bu, gelecekteki fahiş fiyat artışlarından sizi korur.

Bu zorlu müzakere sürecinin sonunda, tüm kriterleri en iyi şekilde karşılayan, hem yazılımı hem de iş ortağıyla içinize sinen firmayla anlaşmayı imzalayarak nihai kararı verirsiniz.

Sonuç: Doğru Seçim, Proje Başarısının Yarısıdır

Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) yazılımı seçimi, bir şirketin geleceğine yaptığı en stratejik yatırımlardan biridir. Bu sürecin sonunda varılan karar, yıllar boyunca operasyonel verimliliğinizi, rekabet gücünüzü ve büyüme potansiyelinizi doğrudan etkileyecektir.

Gözlemlediğimiz en temel gerçek şudur: Başarısız ERP projelerinin bir numaralı nedeni, teknoloji veya yazılımın kendisinden ziyade, seçim sürecinde yapılan hatalardır. Acele etmek, kısa yollara sapmak, demoların parlak yüzüne kanmak ve süreci duygusal kararlarla yönetmek, milyonlarca liralık yatırımların ve binlerce saatlik emeğin boşa gitmesine neden olmaktadır.

Bu rehberde detaylarıyla anlattığımız yapılandırılmış, metodik ve disiplinli süreç, bir angarya gibi görünebilir. Ancak bu, projenizin riskini en aza indirmenin ve seçilen sistemin gelecek yıllar boyunca şirketiniz için pasif bir maliyet kalemi değil, aktif bir stratejik varlık olmasını sağlamanın kanıtlanmış ve en güvenli yoludur. Tıpkı şirketinize on yıl boyunca liderlik edecek bir COO'yu işe alırken gösterdiğiniz titizlik gibi, dijital operasyon direktörünüzü seçerken de aynı ciddiyeti göstermek, başarının yarısını daha yolun en başında garantilemektir.

ERP ve Kurumsal Planlama Uzmanlığınızı Derinleştirin

Bir ERP projesi, bir şirketin geleceğini şekillendiren en önemli adımlardan biridir. Bu yolculuğun her aşamasında doğru kararları vermek için hazırladığımız diğer detaylı rehberlerimize göz atın:

• ERP'ye İhtiyaç Teşhisi: Şirketinizin ERP'ye geçiş zamanının gelip gelmediğini gösteren 7 kritik işareti öğrenin.
• Bulut vs. Yerleşik ERP Kararı: Şirketiniz için doğru dağıtım modelinin hangisi olduğunu tüm yönleriyle karşılaştırın.
• Doğru ERP Yazılımını Seçme: Gelecek 10 yılınıza etki edecek bu kritik "işe alım" sürecini 10 adımda hatasız yönetin.
• ERP Implementasyon Süreci: Bir ERP projesini felaketten başarıya taşıyan proje yönetimi adımlarını ve sırlarını keşfedin.
• ERP Projesinin Gerçek Maliyeti (TCO): Buzdağının görünmeyen kısmı olan lisanslama, danışmanlık ve gizli giderler hakkında her şeyi öğrenin.
• Ana ERP Rehberi: Konunun tüm yönlerini bir arada görmek ve büyük resmi anlamak için ana kılavuzumuza geri dönün.

İşletmenizi Bir Sonraki Seviyeye Taşımaya Hazır Mısınız?

Solviera'nın bütünsel teknoloji çözümleri hakkında daha fazla bilgi almak ve işletmenize özel bir analiz için proje danışmanlarımızla bugün iletişime geçin!

Hemen İletişime Geçin