Prompt Mühendisliğinin Ötesi: Creately ve Zapier ile Sıfırdan Akıllı AI Agent'lar ve Otonom İş Akışları Nasıl Kurulur?

Yapay zeka (AI) devrimi kapımızda değil, artık tam anlamıyla salonumuzun başköşesinde. ChatGPT gibi büyük dil modelleri (LLM'ler), içerik yazmaktan e-posta taslakları oluşturmaya kadar sayısız görevi kolaylaştırarak hayatımıza sızdı. Çoğu profesyonel ve e-ticaret yöneticisi, şu anda yapay zeka ile "soru-cevap" veya "komut-çıktı" ilişkisi içinde. Bu, prompt mühendisliği olarak bilinen, doğru komutu vererek en iyi çıktıyı alma sanatıdır. Ancak bu, potansiyelin sadece yüzeyini kazımaktır. Gerçek devrim, yapay zekanın sadece komutlarınıza cevap verdiği değil, sizin için harekete geçtiği, araçlar kullandığı, kararlar aldığı ve baştan sona iş süreçlerini yönettiği noktada başlıyor.

Prompt mühendisliğinin ötesine geçmeye hazır olun. Bu rehber, sizi yapay zekanın bir sonraki evrimsel adımıyla tanıştıracak: AI Agent'lar ve Otonom İş Akışları. Size sadece teoriyi anlatmayacağız; bir e-ticaret yöneticisinin en büyük kâbuslarından biri olan tekrarlayan ve zaman alıcı manuel görevleri, düşünen, planlayan ve uygulayan otonom bir sisteme nasıl devredebileceğinizi adım adım, uygulamalı olarak göstereceğiz. İş akışımızı görsel bir şahesere dönüştürmek için Creately'i, bu planı hayata geçirmek için ise Zapier'in gücünü kullanacağız. Bu makalenin sonunda, işletmenize sadece komut alan değil, sizin için çalışan dijital bir ekip üyesi kazandırmak için gereken tüm bilgi ve vizyona sahip olacaksınız.

Bölüm 1: Zihinsel Sıçrama - Prompt Mühendisliğinden Agent Mimarisine

Mevcut yapay zeka kullanım alışkanlıklarımızın neden "sınırlı" olduğunu anlayarak başlayalım.

Prompt Mühendisliğinin Sınırları:

Prompt mühendisliği, bir LLM'den en iyi sonucu almak için ona en etkili komutu (prompt) tasarlama becerisidir. Bu inanılmaz derecede faydalıdır, ancak doğası gereği reaktiftir.

• Tek Seferliktir: Siz bir komut verirsiniz, AI bir cevap üretir. Süreç burada biter.
• İzole Edilmiştir: AI, verdiğiniz metin dışında dış dünyaya kapalıdır. E-postalarınızı kontrol edemez, CRM'inizi güncelleyemez veya bir web sitesini tarayamaz.
• İnisiyatif Almaz: Siz bir sonraki adımı tetiklemediğiniz sürece pasif bir şekilde bekler.

Bu, bir uzmana soru sorup cevap almak gibidir. Peki ya o uzman, aldığı cevapla gidip sizin için bir sunum hazırlasa, ilgili kişilere e-posta gönderse ve toplantı takviminize bir not eklese? İşte bu, bir AI Agent'ın yaptığı iştir.

AI Agent Nedir? Otonom Dijital Çalışanın Anatomisi

Bir AI Agent, belirli hedeflere ulaşmak için otonom olarak hareket edebilen, çevresini algılayabilen, kararlar alabilen ve araçları kullanabilen bir yapay zeka sistemidir. Basit bir chatbot'tan çok daha fazlasıdır. Bir agent'ın temel bileşenleri şunlardır:

• Çekirdek Dil Modeli (Beyin): Sistemin akıl yürütme, anlama ve dil üretme merkezidir. Genellikle GPT-4, Claude 3 gibi güçlü bir LLM'dir.
• Planlama (Strateji): Büyük bir hedefi (örn: "Yeni müşteriyi sisteme dahil et") daha küçük, yönetilebilir adımlara ayırma yeteneğidir. (Adım 1: E-postayı analiz et. Adım 2: Müşteri verilerini çıkar. Adım 3: CRM'i güncelle. Adım 4: Hoş geldin e-postası gönder.)
• Hafıza (Bellek): Agent'ın geçmiş etkileşimleri hatırlamasını sağlar. Bu, kısa süreli (mevcut konuşma) veya uzun süreli (bir veritabanına kaydedilen geçmiş müşteri bilgileri) olabilir.
• Araç Kullanımı (Eylemler): Bu, agent'ları devrimsel kılan en önemli özelliktir. Agent'lar, hedeflerine ulaşmak için diğer dijital araçların API'lerini (Uygulama Programlama Arayüzü) kullanabilirler. Örneğin:
  • Gmail API'si: E-posta göndermek ve almak için.
  • Google Calendar API'si: Toplantı oluşturmak için.
  • Salesforce/HubSpot API'si: Müşteri kayıtlarını güncellemek için.
  • Google Search API'si: Web'de araştırma yapmak için.

Otonom İş Akışı ise, bir veya daha fazla AI Agent tarafından, belirli bir tetikleyici (trigger) ile başlayıp insan müdahalesi olmadan baştan sona yürütülen, önceden planlanmış görevler dizisidir.

Bölüm 2: Stratejik Planlama - Neden Önce Creately?

En büyük hatalardan biri, doğrudan Zapier gibi bir otomasyon aracına atlayıp bir şeyler kurmaya çalışmaktır. Bu, elinizde çekiç ve çivilerle bir evin temelini atmadan duvarları örmeye çalışmaya benzer. Sonuç, karmaşık, yönetilemez ve kırılgan bir yapı olur.

Önce Planla, Sonra İnşa Et.

İşte bu yüzden Creately gibi görsel bir iş akışı ve beyin fırtınası aracı kullanıyoruz. Creately, otonom iş akışımızın haritasını çıkarmamızı, mantıksal bağlantıları kurmamızı ve tüm paydaşların süreci anlamasını sağlar.

Uygulamalı Senaryo: "Organik Pazar" ve B2B Başvuru Kaosu

Ahmet Bey, organik ve doğal ürünler satan "Organik Pazar" adlı e-ticaret sitesinin yöneticisi. Sitesinde, ürünlerini kendi dükkanlarında satmak isteyen potansiyel bayiler için bir "B2B Bayilik Başvuru Formu" bulunuyor.

Mevcut (Manuel) Süreç:

1. Form doldurulduğunda, info@organikpazar.com adresine bir bildirim e-postası düşer.
2. Pazarlama asistanı Elif Hanım, günde birkaç kez bu e-posta kutusunu kontrol eder.
3. Gelen bilgileri (Firma Adı, Yetkili, Yıllık Ciro, Şube Sayısı, Telefon vb.) manuel olarak kopyalar.
4. Bu bilgileri "Bayi Adayları" adlı bir Google E-Tablosuna yapıştırır.
5. Başvuru sahibine göndermek için standart bir "Başvurunuz alınmıştır, en kısa sürede dönüş yapılacaktır" e-postası yazar.
6. Satış müdürü Hakan Bey'e durumu bildirmek için Asana'da "Yeni bayi adayı [Firma Adı]'nı ara" diye bir görev oluşturur.

Sorunlar: Bu süreç yavaş, hataya açık, sıkıcı ve tamamen reaktiftir. Elif Hanım hastayken veya yoğun olduğunda, potansiyel bayiler saatlerce, hatta günlerce cevapsız kalabilir. Bu durum, profesyonel olmayan bir imaj çizer ve değerli iş fırsatlarının kaçmasına neden olabilir.

Hedef: Bu sürecin tamamını, form gönderildiği anda tetiklenen, adayı anında analiz edip sınıflandıran ve ilgili tüm eylemleri saniyeler içinde gerçekleştiren otonom bir AI Agent'a devretmek.

Bölüm 3: Adım Adım İnşa - Creately ve Zapier ile Otonom Agent Kurulumu

Şimdi teoriyi pratiğe dökme zamanı. Ahmet Bey'in kaosunu, akıllı bir otomasyona dönüştürelim.

Adım 0: Hazırlık - Araç Setimiz

Başlamadan önce ihtiyacımız olanlar:

• Creately Hesabı: İş akışını planlamak için.
• Zapier Hesabı: En az "Starter" planı (Paths ve OpenAI entegrasyonu için gereklidir).
• OpenAI API Anahtarı: Agent'ımızın beyni için. (Platform.openai.com adresinden alınır).
• Entegre edilecek diğer hesaplar: Google Forms (veya Webflow, Typeform vb.), Gmail, Google Sheets, Asana.

Adım 1: İş Akışını Creately'de Görselleştirme (Mimarinin Çizimi)

Ahmet Bey, Creately'de yeni bir diyagram açar ve şu akışı çizer:

1. Başlangıç (Oval Şekil - Tetikleyici): "Yeni B2B Başvuru Formu Gönderildi"
2. İlk Eylem (Dikdörtgen - Aksiyon): "AI Agent (OpenAI), Gelen Veriyi Analiz Et"
3. Karar Noktası (Elmas Şekil - Mantık): "Aday Kalifiye mi?"
   • Kriterler: Yıllık Ciro > 500.000 TL VE Şube Sayısı >= 2
4. Evet Dalı (Path A):
   • Aksiyon 1: "Kişiselleştirilmiş 'Öncelikli Aday' E-postası Gönder"
   • Aksiyon 2: "Google Sheets'teki 'Kalifiye Adaylar' Sekmesine Ekle"
   • Aksiyon 3: "Asana'da Satış Müdürüne 'Acil' Görev Oluştur"
5. Hayır Dalı (Path B):
   • Aksiyon 1: "Standart 'İlginiz İçin Teşekkürler' E-postası Gönder"
   • Aksiyon 2: "Google Sheets'teki 'Gelecek Kampanyalar İçin Potansiyeller' Sekmesine Ekle"
6. Bitiş (Oval Şekil): "İş Akışı Tamamlandı"

Bu görsel harita, artık bizim Zapier'daki inşa planımızdır. Her kutu, Zapier'da bir adıma karşılık gelecektir.

Adım 2: Zapier'da Tetikleyiciyi (Trigger) Ayarlama

Zapier'da "Create Zap" butonuna tıklayın. Trigger (Tetikleyici) olarak "Google Forms"u seçin. Event (Olay) olarak "New Form Response"u seçin. Google Forms hesabınızı bağlayın ve B2B Bayilik Başvuru Formunuzu seçin. "Test trigger" diyerek Zapier'ın formdan gelen örnek bir veriyi (Firma Adı, Ciro, Şube Sayısı vb.) çekmesini sağlayın. Bu verileri daha sonraki adımlarda kullanacağız.

Adım 3: AI Agent'ı (OpenAI) Devreye Sokma - Analiz ve Karar

Bu, işin sihrinin gerçekleştiği yerdir.

1. Yeni bir aksiyon adımı ekleyin ve "OpenAI" uygulamasını seçin.
2. Event olarak "Conversation"ı seçin.
3. OpenAI hesabınızı API anahtarınızla bağlayın.
4. Action (Aksiyon) bölümünde, AI Agent'ımıza görevini ve kişiliğini tanımlayan o meşhur prompt'u yazacağız:

Prompt Alanına Yazılacak Metin:

Sen, Organik Pazar markasının B2B ilişkilerinden sorumlu, son derece yetkin bir AI asistanısın. Görevin, aşağıda bilgileri verilen yeni bayilik başvurusunu analiz etmek ve önceliklendirmektir. Analizini şu kurallara göre yap:

Eğer başvuru sahibinin belirttiği 'Yıllık Ciro' değeri 500.000'den büyükse VE 'Şube Sayısı' 2 veya daha fazlaysa, bu adayı 'KALİFİYE' olarak sınıflandır.
Bu koşullar sağlanmıyorsa, adayı 'DÜŞÜK ÖNCELİK' olarak sınıflandır.
Başvuru sahibinin firması ve talebi hakkında 1-2 cümlelik profesyonel bir özet yaz.
Çıktını HER ZAMAN aşağıdaki JSON formatında ver, başka hiçbir metin ekleme:
{
"status": "KALİFİYE veya DÜŞÜK ÖNCELİK",
"summary": "Buraya 1-2 cümlelik özet gelecek."
}

Analiz Edilecek Veriler:
Firma Adı: [Buraya Google Forms'dan gelen 'Firma Adı' alanını sürükleyip bırakın]
Yıllık Ciro: [Buraya Google Forms'dan gelen 'Yıllık Ciro' alanını sürükleyip bırakın]
Şube Sayısı: [Buraya Google Forms'dan gelen 'Şube Sayısı' alanını sürükleyip bırakın]
Ek Notlar: [Buraya Google Forms'dan gelen 'Ek Notlar' alanını sürükleyip bırakın]

Prompt'u yazdıktan sonra "Continue" deyin ve "Test action"a tıklayın. OpenAI'ın, örnek veriye dayanarak `{"status": "KALİFİYE", "summary": "X firması, Y TL ciro ve Z şube ile güçlü bir bayi adayıdır."}` gibi bir JSON çıktısı ürettiğini görmelisiniz.

Adım 4: Mantıksal Dallanma - Paths by Zapier

Şimdi Creately'deki karar noktamızı (elmas şekil) inşa edeceğiz.

1. Yeni bir adım ekleyin ve "Paths" adlı yardımcı programı seçin.
2. İki farklı yol (Path A ve Path B) oluşturulacaktır.
3. Path A'yı Düzenle:
   Rule (Kural): OpenAI adımından gelen "Response Status" alanı, metin olarak "KALİFİYE" kelimesini (exactly) contains (tam olarak içerir).
4. Path B'yi Düzenle:
   Rule (Kural): OpenAI adımından gelen "Response Status" alanı, metin olarak "DÜŞÜK ÖNCELİK" kelimesini (exactly) contains (tam olarak içerir).

Adım 5: Aksiyonları Kurgulama (Path A - Kalifiye Aday Yolu)

Bu yolun içine, Creately'de planladığımız aksiyonları ekleyeceğiz.

• Aksiyon 1: Gmail - E-posta Gönder
  Uygulama: Gmail, Olay: Send Email.
  To (Alıcı): Google Forms adımından gelen "E-posta Adresi" alanını seçin.
  Subject (Konu): Organik Pazar Bayilik Başvurunuz Hakkında Önemli Gelişme
  Body (İçerik):
  `Sayın [Formdan gelen Yetkili Adı],
  Organik Pazar'a göstermiş olduğunuz ilgi için teşekkür ederiz. [OpenAI'dan gelen 'summary' alanını buraya ekleyin].
  Profiliniz, öncelikli olarak değerlendirilmek üzere satış direktörümüze iletilmiştir. Kendisi en kısa sürede sizinle iletişime geçecektir.`
• Aksiyon 2: Google Sheets - Satır Oluştur
  Uygulama: Google Sheets, Olay: Create Spreadsheet Row.
  Doğru dosyayı ve "Kalifiye Adaylar" sayfasını seçin.
  Formdan ve OpenAI'dan gelen ilgili verileri (Firma Adı, Yetkili, Telefon, Ciro, Statü, Özet vb.) doğru sütunlarla eşleştirin.
• Aksiyon 3: Asana - Görev Oluştur
  Uygulama: Asana, Olay: Create Task.
  Doğru projeyi seçin.
  Name (Görev Adı): Yeni Kalifiye Bayi Adayı: [Formdan gelen Firma Adı]
  Notes (Açıklama): OpenAI'dan gelen "summary" ve formdan gelen tüm iletişim bilgilerini buraya ekleyin.
  Assignee (Atanan Kişi): Satış Müdürü Hakan Bey'i seçin.
  Due Date (Bitiş Tarihi): today (bugün) olarak ayarlayın.

Adım 6: Aksiyonları Kurgulama (Path B - Düşük Öncelikli Aday Yolu)

Bu yolun içine sadece iki aksiyon ekleyeceğiz.

• Aksiyon 1: Gmail - E-posta Gönder
  Farklı bir e-posta metniyle (örn: "Başvurunuzu aldık, gelecekteki fırsatlar için sizi bilgilendireceğiz...") bir e-posta gönderin.
• Aksiyon 2: Google Sheets - Satır Oluştur
  Bu sefer, adayı farklı bir sayfaya, örneğin "Potansiyel Listesi" sayfasına kaydedin.

Adım 7: Test Etme ve Aktifleştirme

Tüm adımları kurduktan sonra, Zap'inizi "Publish" edin. Ardından, bir test başvurusu yaparak tüm akışın baştan sona (e-postaların gelmesi, e-tablonun güncellenmesi, Asana görevinin oluşması) doğru çalışıp çalışmadığını kontrol edin.

Sonuç: Bir Agent'tan Dijital Bir İş Gücüne

Tebrikler! Sadece bir otomasyon kurmadınız; düşünen, analiz eden, karar veren ve eyleme geçen otonom bir iş akışı, yani bir AI Agent inşa ettiniz. Bu, Ahmet Bey için haftada saatler kazandıracak, müşteri memnuniyetini artıracak ve hiçbir potansiyel müşterinin gözden kaçmamasını sağlayacak bir sistemdir.

Bu sadece bir başlangıç. Aynı mantığı şu alanlara da uygulayabilirsiniz:

• Müşteri Desteği: Gelen destek taleplerini analiz edip aciliyetine göre sınıflandıran ve ilgili departmana yönlendiren bir agent.
• İçerik Üretimi: Yeni bir ürün eklendiğinde, ürün özelliklerinden yola çıkarak sosyal medya metinleri ve blog yazısı taslakları oluşturan bir agent.
• İtibar Yönetimi: Markanızla ilgili internetteki mention'ları (bahisleri) takip edip, olumlu olanları bir rapora ekleyen, olumsuz olanlar için ise bir kriz yönetimi görevi oluşturan bir agent.

Zapier ve benzeri no-code platformlar, birçok standart iş akışı için harikadır. Ancak işletmenizin kendine özgü bir ERP'si, özel bir veritabanı veya karmaşık, tescilli bir iş süreci varsa ne olur? İşte bu noktada, hazır entegrasyonların sınırları ortaya çıkar ve Solviera Teknoloji'nin terzi işi çözümleri devreye girer. Biz, işletmenizin DNA'sına uygun, doğrudan mevcut sistemlerinizle konuşan, daha karmaşık hafıza yapılarına ve gelişmiş karar alma mekanizmalarına sahip özel AI Agent'lar ve otonom iş akışları geliştiriyoruz. No-code platformların yetersiz kaldığı yerde, sizin için özel kodlanmış çözümlerle verimliliği bir sonraki seviyeye taşıyoruz.

Prompt mühendisliği, yapay zeka ile konuşmayı öğrenmekti. AI Agent'lar ise ona sorumluluk vermeyi öğrenmektir. Tekrarlayan, kurala dayalı ve zaman alıcı görevleri dijital iş gücünüze devrederek, zamanınızı ve enerjinizi strateji, yaratıcılık ve büyüme gibi gerçekten insani beceriler gerektiren alanlara odaklayın. İşletmenizin geleceği otonomdur ve bu geleceği inşa etmeye bugün başlayabilirsiniz.

İşletmenizi Bir Sonraki Seviyeye Taşımaya Hazır Mısınız?

Solviera'nın bütünsel teknoloji çözümleri hakkında daha fazla bilgi almak ve işletmenize özel bir analiz için proje danışmanlarımızla bugün iletişime geçin!

Hemen İletişime Geçin